Registre des activités de traitement

Dernière mise à jour : 10 juin 2026

Ce registre liste, conformément à l'article 30 du RGPD, les traitements de données personnelles opérés par Prospect Hive en tant que responsable de traitementpour son propre compte (utilisateurs de l'application) et en tant que sous-traitantpour ses clients (données de prospects, clients finaux et signataires importées ou saisies dans l'application). Pour le détail du rôle de sous-traitant, voir le DPA.

1. Compte utilisateur de l'application

Finalité: Création et gestion des comptes utilisateurs (identification, authentification, facturation de l'abonnement, support).
Base légale: Exécution du contrat (art. 6.1.b).
Catégories de données: Identité (nom, prénom), contact (email, téléphone), identifiants techniques (hash de mot de passe, jetons de session), données de facturation.
Destinataires: Hébergeur (Supabase), passerelle de paiement (Stripe), prestataire d'envoi d'emails (Resend).
Durée de conservation: Durée du contrat + 3 ans après résiliation à des fins de preuve, puis suppression ou anonymisation.
Transferts hors UE: Non — hébergement UE. Stripe peut traiter des données aux USA sous Clauses Contractuelles Types.

2. Prospects et clients finaux (sous-traitance)

Finalité: Mise à disposition d'un CRM permettant à l'utilisateur (responsable de traitement) de gérer ses propres prospects et clients : qualification, prise de rendez-vous, suivi commercial, devis, factures, paiements.
Base légale: Sous-traitance art. 28 — instructions documentées du responsable (contrat / DPA).
Catégories de données: Identité, contact, données professionnelles (entreprise, rôle), historique d'échanges, notes commerciales.
Destinataires: Limités au responsable de traitement et à ses sous-traitants déclarés (hébergeur, email, IA).
Durée de conservation: Définie par chaque responsable de traitement ; purgée à la suppression de son compte ou sur demande.
Transferts hors UE: Voir DPA — sous-traitants ultérieurs listés et encadrés par CCT.

3. Signature électronique de documents

Finalité: Recueil de la signature électronique d'un document (devis, contrat, bon de commande, etc.) et constitution du dossier de preuve.
Base légale: Exécution du contrat liant le signataire à l'émetteur (art. 6.1.b).
Catégories de données: Identité du signataire (nom, email, rôle), tracé manuscrit, adresse IP, user-agent, horodatage, données techniques anti-fraude.
Destinataires: Émetteur du document, hébergeur, prestataire PDF/stamping.
Durée de conservation: 10 ans à compter de la signature (preuve contractuelle, art. 1366 et 1367 C. civ.).
Transferts hors UE: Aucun — traitement intégral en UE.

4. Prise et confirmation de rendez-vous

Finalité: Permettre à un destinataire de confirmer, refuser ou proposer un report d'un rendez-vous depuis un lien personnel reçu par email.
Base légale: Intérêt légitime de l'émetteur à organiser ses rendez-vous (art. 6.1.f).
Catégories de données: Identité, contact, créneau choisi, motif éventuel.
Destinataires: Émetteur du rendez-vous, hébergeur, prestataire d'envoi d'emails.
Durée de conservation: Durée de la relation commerciale entre émetteur et destinataire.
Transferts hors UE: Aucun.

5. Formulaire de contact / demande commerciale

Finalité: Répondre à une demande d'information ou de démonstration soumise via la page d'accueil.
Base légale: Mesures précontractuelles à la demande de la personne (art. 6.1.b).
Catégories de données: Identité, contact, message, taille d'équipe estimée, IP, user-agent.
Destinataires: Équipe commerciale Prospect Hive, hébergeur.
Durée de conservation: 3 ans à compter du dernier contact si pas de souscription.
Transferts hors UE: Aucun.

6. Assistant IA conversationnel (Hive AI)

Finalité: Fournir un assistant conversationnel permettant à l'utilisateur de générer des contenus, résumés ou plans d'action à partir des données de son compte.
Base légale: Exécution du contrat (art. 6.1.b).
Catégories de données: Messages soumis par l'utilisateur, pièces jointes (images, PDF, texte), réponses générées.
Destinataires: Hébergeur (Supabase), fournisseur de modèles de langage (Anthropic, accord de non-réutilisation des données pour l'entraînement).
Durée de conservation: Conversations conservées le temps que l'utilisateur ne les archive pas ; archives purgées 90 jours après archivage. Pièces jointes purgées avec la conversation associée.
Transferts hors UE: Anthropic peut traiter les requêtes aux USA sous Clauses Contractuelles Types.

7. Journal d'audit légal et de connexion

Finalité: Tracer les événements légaux (signature, envoi de document, modification de facture, suppression de données) pour répondre à une obligation de preuve et de sécurité (RGPD art. 32).
Base légale: Obligation légale et intérêt légitime à sécuriser le service (art. 6.1.c et 6.1.f).
Catégories de données: Identifiants techniques, IP, user-agent, horodatage, type d'événement, contexte minimal.
Destinataires: Hébergeur, équipe technique Prospect Hive.
Durée de conservation: 12 mois pour les journaux d'audit non liés à un document signé ; 10 ans pour les journaux attachés à un document signé.
Transferts hors UE: Aucun.

8. Exercice des droits

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité auprès du responsable de traitement compétent :

Pour le compte utilisateur : Prospect Hive, via support@prospect-hive.app.
Pour les prospects et clients finaux: auprès de l'utilisateur (responsable de traitement) qui les a saisis. Prospect Hive relaiera la demande sur instruction.

Une réclamation peut être adressée à la CNIL — cnil.fr/fr/plaintes.

Le registre interne complet (mesures techniques et organisationnelles, liste des sous-traitants ultérieurs avec coordonnées, analyses d'impact si applicables) est tenu par le responsable de traitement et peut être communiqué à l'autorité de contrôle sur demande, conformément à l' art. 30.4 RGPD.